Tietosuojaseloste – Aurora Math ry

Tietosuojaseloste – Aurora Math ry
Päivitetty 27.1.2025
Tämä tietosuojaseloste on laadittu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679, GDPR) ja Suomen tietosuojalain (1050/2018) mukaisesti. Selosteessa kerrotaan, miten Aurora Math ry kerää ja käsittelee henkilötietoja toiminnassaan.
Aurora Math ry on voittoa tavoittelematon yhdistys, joka edistää matematiikan ja tieteen näkyvyyttä, saavutettavuutta ja innostavuutta lasten, perheiden ja koulujen parissa. Tietosuojaseloste koskee yhdistyksen kaikkea toimintaa: tapahtumia (esim. EO STEM Jam), jäsenrekisteriä, viestintää, uutiskirjeitä, vapaaehtoistoimintaa ja verkkosivustoa.
1. Rekisterinpitäjä
Aurora Math ry Y-tunnus: 3538272-3 Kotipaikka: Espoo, Suomi Sähköposti: info@auroramath.fi Verkkosivut: www.auroramath.fi
2. Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa
Evgenii Veselov Puheenjohtaja, Aurora Math ry Sähköposti: evi.v@auroramath.fi​
Voit ottaa yhteyttä tietosuojaan tai henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä.
3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:
jäsen- ja tukijäsenrekisterin ylläpito;
tapahtumien, vapaaehtoistoiminnan ja EO STEM Jam -festivaalien koordinointi;
uutiskirjeiden ja tiedotteiden lähettäminen;
palautteen, kyselyiden ja tilastojen kerääminen;
yhteydenpito jäseniin, vapaaehtoisiin, yhteistyökumppaneihin ja sidosryhmiin;
raportointi ja viestintä rahoittajille (esim. hankkeet ja apurahat).
Tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin.
4. Rekisterin tietosisältö
Rekisterissä voidaan käsitellä seuraavia tietoja:
nimi ja yhteystiedot (sähköposti, puhelin, osoite);
jäsenyyden tyyppi ja maksutiedot (summa, päivämäärä, viite);
organisaatio tai koulu (jos soveltuu);
yhteydenpitokieli;
ilmoittautumistiedot tapahtumiin (esim. vapaaehtoistehtävä, ruokavalio);
valokuvat tapahtumista (suostumuksella);
ansioluettelot ja taustatiedot (vain vapaaehtoisille tai hakijoille, jos tarpeen).
Henkilötunnusta ei kerätä, ellei se ole lainsäädännön tai kirjanpidon vuoksi välttämätöntä.
5. Tietolähteet
Tiedot saadaan pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään:
jäsen- ja ilmoittautumislomakkeet (esim. Google Forms, Holvi);
sähköpostit ja yhteydenotot;
kyselyt ja palautelomakkeet;
vapaaehtoishakemukset ja yhteistyöilmoitukset.
Tarvittaessa käytetään myös julkisia yhteystietoja (esim. koulujen, kuntien tai kulttuuritoimijoiden verkkosivuilta) yhteistyön käynnistämiseksi.
6. Tietojen säilytys ja suojaus
Tiedot säilytetään sähköisesti suojatuissa järjestelmissä (esim. Google Workspace, Holvi), joihin on rajattu pääsy vain niillä henkilöillä, joiden tehtäviin tietojen käsittely kuuluu. Paperiaineisto säilytetään lukituissa tiloissa. Tietoja ei siirretä EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle, ellei käytetty palvelu (esim. Google) tarjoa GDPR:n mukaista suojaa.
Kaikkia tietoja käsitellään luottamuksellisesti.
7. Tietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin on tarpeen:
jäsen- ja maksutiedot: enintään 6 vuotta (kirjanpitolain mukaisesti);
tapahtuma- ja vapaaehtoistiedot: enintään 12 kuukautta tapahtuman jälkeen;
uutiskirjeiden tilaajat: kunnes tilaaja peruuttaa tilauksensa;
hankkeisiin liittyvät tiedot: rahoittajan ehtojen mukaisen ajan.
Tämän jälkeen tiedot poistetaan tai anonymisoidaan turvallisesti.
8. Evästeet (cookies)
Aurora Math ry:n verkkosivusto käyttää evästeitä sivuston toimivuuden varmistamiseksi ja kävijätilastojen keräämiseksi (esim. Google Analytics). Evästeet eivät tunnista yksittäisiä käyttäjiä. Käyttäjä voi hallita tai estää evästeitä selaimensa asetuksista.
9. Tietojen luovutus
Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille, ellei laki sitä edellytä tai ellei se ole teknisen toteutuksen kannalta välttämätöntä (esim. kirjanpito). Kirjanpitoa hoitava tilitoimisto käsittelee vain välttämättömät maksutiedot salassapitovelvollisuuden alaisena. Tietoja ei myydä tai luovuteta markkinointitarkoituksiin.
10. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus:
tarkastaa omat henkilötietonsa;
vaatia virheellisten tietojen korjaamista tai poistamista;
peruuttaa antamansa suostumus;
rajoittaa tai vastustaa tietojen käsittelyä;
siirtää tietonsa järjestelmästä toiseen;
tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle (tietosuoja.fi).
Tietopyynnöt voi lähettää osoitteeseen info@auroramath.fi. Pyyntöihin vastataan pääsääntöisesti kuukauden kuluessa.
11. Tietosuojaselosteen muutokset
Aurora Math ry voi päivittää tätä selostetta toimintansa tai lainsäädännön muuttuessa. Ajantasainen versio on aina saatavilla yhdistyksen verkkosivuilla. Merkittävistä muutoksista ilmoitetaan jäsenille ja uutiskirjeen tilaajille.